M4 Printing

Voor een printbedrijf dat vloeren, tapijt en wanden op maat produceert bouwden wij het systeem waarin hun offertes ontstaan. Elke aanvraag is anders: een ander materiaal, een ander formaat, een andere afwerking, wel of geen transport. De prijs hing daardoor aan een reeks berekeningen die iemand met de hand maakte, en zolang die iemand er niet aan toe kwam, wachtte de klant.

In het systeem stelt de verkoper de opdracht in zeven stappen samen: product, materiaal, afmetingen, afwerking, levering, extra's en gegevens. Naast elke stap loopt de calculatie mee. Kiest hij een ander materiaal of een andere afwerking, dan verspringt de prijsopbouw meteen — materiaal, afwerking, verpakking, transport, toeslagen, btw en totaal, allemaal apart zichtbaar in plaats van weggestopt in één eindbedrag. Hij hoeft nergens op 'bereken' te drukken.

Het systeem kent de regels van het bedrijf. Verpakking is verplicht en kan niet worden weggeklikt. Transport binnen Nederland heeft een eigen tarief, buitenland gaat op aanvraag. Materialen horen bij producten en verschijnen alleen waar ze technisch kunnen. Wat een medewerker eerst uit een prijslijst en uit ervaring moest halen, zit nu in het systeem zelf — niet als naslagwerk, maar als iets dat meedenkt op het moment dat de keuze gemaakt wordt.

Aan het eind rolt er een complete offerte uit met een eigen nummer en een geldigheidsdatum: de specificaties, de baanverdeling, een gespecificeerde investeringstabel en de voorwaarden. De klant krijgt hem per e-mail, opent hem in zijn browser en accepteert of wijst af met één knop. Elke mail die daarbij hoort — de bevestiging, de acceptatie, de afwijzing met reden — gaat automatisch de deur uit in de huisstijl van het bedrijf.

Ondertussen ziet het bedrijf op één dashboard waar alles staat: hoeveel offertes er open staan, wat er geaccepteerd is, welke waarde daarachter zit, en per offerte wanneer de klant hem voor het laatst opende. Dat laatste blijkt in de praktijk het meest bruikbaar. Een offerte die drie keer bekeken is maar niet geaccepteerd, is een telefoontje waard.

Voor hetzelfde printbedrijf bouwden wij de webshop waarin klanten hun opdracht zelf samenstellen en direct bestellen. Print op maat laat zich slecht in een gewone webshop vangen: de prijs hangt niet aan een artikel maar aan hoe het formaat zich over het materiaal verdeelt. Een vloer van zes bij twaalf meter past niet op één baan — die wordt in stroken geproduceerd, en het aantal stroken, naden en rollen bepaalt wat het kost. Die rekensom maakte eerst een mens, en tot die klaar was kon de klant geen prijs zien.

In de webshop maakt het systeem hem. De klant vult zijn maten in en ziet meteen hoe zijn vloer verdeeld wordt: drie banen van vier meter, twee naden, geleverd op drie rollen, met een tekening erbij. Het systeem zoekt daarbij zelf de zuinigste indeling — het draait de banen zo dat er zo min mogelijk materiaal van de rol af gaat en daarbinnen zo min mogelijk naden ontstaan. Of iemand nu 600 bij 1200 invult of 1200 bij 600 maakt daarbij niet uit; de uitkomst is dezelfde, want voor de productie is dat ook zo.

Daarnaast kijkt de webshop mee met het drukbestand. Direct na het uploaden meet hij de beeldgrootte, de scherpte op het gekozen formaat, de verhouding en de kleurmodus, en meldt wat er niet in orde is — een bestand dat te klein is voor twaalf meter vloer wordt afgekeurd voordat het de productie in gaat. Even belangrijk is wat het systeem níét doet: wat het niet betrouwbaar kan vaststellen, zegt het gewoon. Er wordt nooit gedaan alsof een bestand goedgekeurd is terwijl dat niet werkelijk gecontroleerd is. Wie zekerheid wil, koopt er een controle door een prepress-specialist bij.

De rest van de bestelling loopt zoals een klant dat verwacht: winkelwagen, gegevens, betaalpagina, bevestiging. De betaalstatus komt uitsluitend van de betaaldienst en nooit van een klik op 'bestellen'. Op het moment dat de order geplaatst wordt legt het systeem alles eenmalig vast — prijzen, maten, banen, levertijd — zodat een latere prijswijziging een bestaande order niet meer verandert.

Intern komt daar één dossier uit: klant, betaling, levering, de baanindeling per baan, het beoordeelde bestand, de orderhistorie en het verzendlog van de mails. Naast de nette bevestiging voor de klant gaat er een tweede, veel uitgebreidere mail naar de werkvloer, met de statussen erboven: betaald, bestand afgekeurd, afhalen in Kolham. Wie de order oppakt ziet in één blik wat er moet gebeuren — en waar nog iets mist.