Privacybeleid

1. Wie verantwoordelijk is

TH WORKS is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in dit document worden beschreven.

• Bedrijfsnaam: [nog invullen]
• Rechtsvorm: [nog invullen]
• Vestigingsadres: [nog invullen]
• KvK-nummer: 42147653
• Btw-nummer: NL005534149B98
• Algemeen contact: info@thworkssystems.com
• Privacyverzoeken: info@thworkssystems.com

Staat hierboven een markering in plaats van een gegeven, dan is dat gegeven nog niet definitief vastgelegd. Het wordt aangevuld zodra de inschrijving rond is; we vullen hier liever niets in dan iets dat later niet blijkt te kloppen.

2. Welke persoonsgegevens we verwerken

Via het formulier op de projectpagina verwerken we alleen wat je daar zelf invult:

• je naam
• je e-mailadres
• je telefoonnummer
• je bedrijfsnaam, als je die invult — dat veld is optioneel
• de inhoud van je bericht
• de taal van de pagina waarop je het formulier verstuurde (nl of en)

Neem je liever per e-mail contact op, dan verwerken we wat je in die e-mail zet. Wat daarin staat bepaal je zelf; stuur ons geen gegevens die voor je vraag niet nodig zijn.

Daarnaast verwerkt de partij die deze website host technische gegevens die nodig zijn om een pagina te kunnen uitleveren: je IP-adres en gewone serverlogs, zoals het opgevraagde adres, het tijdstip, de statuscode en het type browser. Dat is inherent aan het opvragen van een webpagina en gebeurt bij elke website. De hostingpartij is Vercel Inc.

Om te zien hoe de website gebruikt wordt, houden we eigen bezoekstatistieken bij — hoe dat werkt en wat daarbij wel en niet wordt vastgelegd, staat onder "Cookies, statistieken en trackers".

We kopen geen gegevens in, vullen niets aan uit andere bronnen en bouwen geen profielen op.

3. Waarom we deze gegevens verwerken

We gebruiken je gegevens voor deze doelen en niet voor andere:

• reageren op je aanvraag of je e-mail
• contact met je opnemen over een mogelijk project
• een offerte of overeenkomst voorbereiden en uitvoeren
• voldoen aan administratieve en wettelijke verplichtingen zodra je klant wordt
• de website technisch kunnen uitleveren en beveiligen
• bijhouden hoe de website als geheel gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren

4. Op welke grondslag

De AVG vraagt voor elke verwerking een juridische grondslag. Voor ons zijn dat er vier.

• Reageren op je aanvraag en een offerte voorbereiden: het nemen van stappen op jouw verzoek voordat er een overeenkomst is (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Een opdracht uitvoeren nadat je klant bent: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Je e-mail bewaren als je ons rechtstreeks schrijft, de website uitleveren en beveiligen, en anonieme bezoekstatistieken bijhouden: ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn, de site te laten werken en te weten of hij doet waarvoor hij bedoeld is (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Facturen en de administratie bewaren: het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

We vragen je nergens om toestemming voor cookies, om de eenvoudige reden dat we geen cookies plaatsen.

5. Cookies, statistieken en trackers

Deze website plaatst bij bezoekers geen cookies. Geen functionele, geen analytische, geen advertentiecookies — en daarom ook geen cookiebanner. Alleen de beheerder van de website krijgt, na inloggen op het afgeschermde beheergedeelte, één strikt noodzakelijke inlogcookie.

Er draait geen Google Analytics of statistiekprogramma van een derde partij. Er staan geen advertentie- of trackingpixels, geen socialmediaknoppen of -widgets, en geen ingesloten inhoud van derden — zoals video's of kaarten — die kan meekijken.

Wel houdt de website eigen, anonieme bezoekstatistieken bij: welke pagina's bekeken worden, hoe lang en hoe ver er gescrold wordt, via welk soort bron een bezoek binnenkomt (bijvoorbeeld een zoekmachine of een link op een andere site), het type apparaat, de browser en het besturingssysteem, het land, en op welke knoppen en links geklikt wordt — zoals "Start een project" of het e-mailadres. Dat gebeurt zonder cookies en zonder iets in je browser op te slaan.

Je IP-adres wordt daarbij niet bewaard. Om bezoeken van dezelfde dag bij elkaar te kunnen tellen, wordt uit je IP-adres, je browsergegevens en een willekeurige sleutel een onomkeerbare code berekend. Die sleutel wordt elke dag vervangen en de oude vernietigd, zodat een code na die dag niet meer aan jou of aan een eerder bezoek te koppelen is. Van je locatie wordt alleen het land vastgelegd, geen stad of adres.

Stuurt je browser het signaal Global Privacy Control mee, dan wordt je bezoek helemaal niet meegeteld. Bekende zoekmachinerobots en andere automatische bezoekers worden eveneens niet meegeteld.

Eén uitzondering op de anonimiteit: verstuur je het aanvraagformulier, dan wordt je aanvraag gekoppeld aan het bezoek waarin je hem verstuurde. Zo zien we welke pagina's je bekeek voordat je contact opnam. Die koppeling ontstaat alleen doordat je zelf een aanvraag doet, en verdwijnt zodra de aanvraag of het bezoek wordt verwijderd — uiterlijk na de bewaartermijnen hieronder.

Lettertypen worden vanaf deze website zelf uitgeleverd en niet opgehaald bij een externe fontdienst. Het openen van een pagina meldt daardoor bij niemand anders dat jij hier was.

Er wordt niets naar de opslag in je browser geschreven, met één uitzondering: vraag je de assistent om je naar het contactformulier te brengen, dan gaat wat je haar verteld hebt via sessionStorage mee, zodat je het niet twee keer hoeft te typen. Dat verdwijnt zodra je het tabblad sluit, en het gaat niet via het webadres — daar hoort tekst van een bezoeker niet in.

Dit is gecontroleerd op de website zelf en niet aangenomen. Bij een volledig paginabezoek worden nul cookies gezet, en gaan alle verzoeken naar deze website zelf — ook de statistieken — met als enige uitzondering de vraag die je zelf aan de assistent stelt, zie hieronder.

6. De assistent (NOVA)

Op deze website staat NOVA, een digitale assistent die vragen over TH WORKS beantwoordt. Het gesprek wordt niet bewaard: het staat in het geheugen van je browser en verdwijnt zodra je de pagina sluit. Er wordt geen gespreksgeschiedenis opgebouwd en er is geen database waarin gesprekken terechtkomen.

De meeste antwoorden komen uit een vaste lijst met teksten die op deze website zelf staat; daarbij verlaat je vraag je eigen apparaat niet. Kent NOVA een vraag niet, dan wordt die vraag — samen met de laatste paar berichten uit het gesprek, zodat het antwoord ergens op slaat — naar Anthropic PBC gestuurd om een antwoord te laten opstellen. Wij bewaren die vraag niet, en er wordt geen naam, e-mailadres of ander gegeven over jou meegestuurd; alleen wat je zelf in het venster typt.

Typ daarom geen gegevens in het chatvenster die je liever niet deelt. Wil je iets vertrouwelijks kwijt, gebruik dan het contactformulier of mail ons direct.

7. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet, en we delen ze niet voor reclame- of marketingdoeleinden.

Wel zijn er partijen die noodzakelijkerwijs gegevens verwerken omdat ze een dienst leveren die deze website of ons werk nodig heeft. Met zulke partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst.

• Hosting: Vercel Inc. — verwerkt je IP-adres en serverlogs om pagina's te kunnen uitleveren.
• E-mail: Resend (Plus Five Five, Inc.) — verwerkt de berichten die jij ons stuurt en die wij jou sturen.
• Database: Neon (Postgres, EU region Frankfurt) — bewaart de anonieme bezoekstatistieken en een kopie van verstuurde aanvraagformulieren.
• Assistent: Anthropic PBC — verwerkt de vraag die je aan NOVA stelt, en alleen op het moment dat je hem stelt.
• Administratie: onze boekhouder of accountant kan gegevens inzien die onderdeel zijn van de administratie, zoals facturen. Ook de Belastingdienst kan daar inzage in vragen wanneer zij daar recht op heeft.

Er is geen externe formulierdienst in gebruik. Een verstuurd formulier wordt door de website zelf verwerkt op de server van de hostingpartij en gaat niet langs een formulierplatform. Behalve naar onze mailbox gaat er een kopie naar onze eigen database, zodat we aanvragen kunnen terugvinden en opvolgen. Alleen de beheerder van TH WORKS kan die inzien.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte.

Of dat volledig geldt, hangt af van de hosting- en e-mailpartij: sommige aanbieders slaan gegevens in de EU op maar hebben onderdelen of ondersteuning daarbuiten. De actuele stand is: [nog invullen]

Vindt er doorgifte buiten de EER plaats, dan gebeurt dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's).

9. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig, en niet alles even lang.

• Aanvragen en contactverzoeken die niet tot werk leiden: uiterlijk twee jaar na het laatste contact.
• Correspondentie rond een opdracht: tot het project is afgerond, en daarna zolang als nodig is om vragen erover te kunnen beantwoorden — in de regel maximaal twee jaar.
• Gegevens die onderdeel zijn van onze administratie, zoals facturen en opdrachtbevestigingen: zeven jaar, omdat de Nederlandse fiscale bewaarplicht dat voorschrijft.
• Serverlogs bij de hostingpartij: volgens de bewaartermijn van die partij, doorgaans enkele weken tot maanden.
• Anonieme bezoekstatistieken: dertien maanden, daarna worden ze automatisch verwijderd.
• De kopie van een aanvraag in onze database: automatisch verwijderd na uiterlijk twee jaar.

De termijn van zeven jaar geldt dus voor de administratie, niet voor alle correspondentie. Een e-mailwisseling die nergens toe leidt bewaren we niet zeven jaar.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking.

Daaronder vallen in elk geval versleutelde verbindingen naar de website en naar onze e-mail, toegang tot gegevens alleen voor wie die voor het werk nodig heeft, en het principe van zo min mogelijk verzamelen: gegevens die we niet hebben, kunnen ook niet uitlekken.

We beschrijven onze maatregelen hier bewust niet tot in detail — dat zou de beveiliging niet ten goede komen.

11. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten.

• Inzage: opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Correctie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld terwijl we een correctieverzoek behandelen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust.
• Overdraagbaarheid: de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen. Dit recht geldt voor gegevens die we verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst.

Een verzoek stuur je naar info@thworkssystems.com. We reageren in principe binnen één maand. Is een verzoek complex, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen — we laten je dat dan binnen de eerste maand weten.

We kunnen je vragen aannemelijk te maken dat je bent wie je zegt te zijn, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.

Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

TH WORKS neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. Er vindt geen profilering plaats.

Het formulier controleert of de ingevulde velden compleet en geldig zijn, en weert automatisch berichten met de kenmerken van spam — bijvoorbeeld een formulier dat sneller is ingevuld dan een mens kan lezen, of een bericht vol links. Dat is een technische controle op het bericht, geen beoordeling van jou. Mocht een bericht daardoor onterecht niet aankomen, dan bereik je ons altijd nog rechtstreeks per e-mail of telefoon.

13. Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan wanneer de website of onze werkwijze verandert. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurd is.

Er is geen mailinglijst waarmee we je op de hoogte kunnen brengen, want die hebben we niet. Kijk bij twijfel op deze pagina.